Inventarisatie doelbinding.

Voor de inventarisatie van de verschillende doeleinden binnen de verenigingen hebben wij onderstaand schema gemaakt. Voor doeleinden die bij sommige verenigingen veel voorkomen, hebben wij het schema al ingevuld en die kun je dus zo aanvinken. Komen er binnen je vereniging nog andere doeleinden voor, dan kun je deze in de open vorm noteren.

LET OP: Het is verstandig zo min mogelijk persoonsgegevens te hanteren. Vraag dus alleen de gegevens die je echt nodig hebt voor het goed functioneren van je vereniging. In de voorbeelddocumenten staat een uitgebreide sportversie van het verwerkingsregister. Hierin kun je gemakkelijk regels weggooien en/of toevoegen, en de tekst aanpassen om het verwerkingsregister volledig op maat te maken voor je vereniging.
(N = Naam, A = Adres, W = Woonplaats, T = Telefoon, E = e-mailadres)

 Lidmaatschap
Persoonsgegevens         NAWTE + geboorte datum
Overeenkomst                Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen                 Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
Verwerking door wie    Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
Bewaartermijn               Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).

Beschrijf hieronder kort uw situatie:
Watersportvereniging Flacquee beheert 116 ligplaatsen in de haven van Middelharnis. Het lidmaatschap is verbonden aan de huur van een ligplaats. De leden van WV Flacquee zijn via de vereniging tevens lid van het Watersportverbond. Daarom worden de persoonsgegevens jaarlijks met het Watersportverbond gedeeld.

  • Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum
  • Overeenkomst: Huurovereenkomst is tevens lidmaatschapsovereenkomst (papier en digitaal)
  • Verwerkingen: Ledenadminstratie, contributieheffing en inning liggeld, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten
  • Verwerking door: secretaris, havencommissaris, penningmeester
  • Bewaartermijn: maximaal twee jaar na beëindiging lidmaatschap maar bij voorkeur zo kort mogelijk

 Lidmaatschap en medische gegevens

Persoonsgegevens NAWTE + medische gegevens;

Overeenkomst Lidmaatschapsovereenkomst, inschrijving toernooi, (jeugd)kamp;

Verwerkingen (Via dubbele beveiliging) begeleiding bij sport, persoonlijk advies, begeleiding (jeugd)kamp;

Verwerking door wie
Trainers, administratie, kampstaf;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
n.v.t.
 Trainers, coaches en (overige) vrijwilligers
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Vrijwilligersovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen Vrijwilligersadministratie, indeling/planning, informatieverstrekking en uitnodigingen voor
bijeenkomsten;
Verwerking door
wie
Afdeling ledenadministratie en TC, vrijwilligerscoördinator;
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
 Sponsoren
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Vrijwilligersovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen Vrijwilligersadministratie, indeling/planning, informatieverstrekking en uitnodigingen voor
bijeenkomsten;
Verwerking door
wie
Afdeling ledenadministratie en TC, vrijwilligerscoördinator
Bewaartermijn Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale
bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
 Aanmelden voor nieuwsbrief
Persoonsgegevens Naam en e-mailadres;
Overeenkomst Aanmelding voor nieuwsbrief (formulier op de website);
Verwerkingen Informatie verstrekking in de vorm van nieuwsbrieven;
Verwerking door wie Afdeling communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men aangemeld is.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
n.v.t.
 Stakeholder-/lobbycontacten met politieke voorkeur
Persoonsgegevens NAWTE + politieke voorkeur;
Overeenkomst Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;
Verwerkingen Persoonlijke contacten en nieuwsvoorziening;
Verwerking door wie Afdeling communicatie, directie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 2 jaar.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
n.v.t.
 (Betaalde) medewerkers (trainers e.d.)
Persoonsgegevens NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;
Overeenkomst Arbeidsovereenkomst;
Verwerkingen Salariëring;
Verwerking door wie Penningmeester;
Bewaartermijn Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
Bestuursleden
* persoonsgegevens: NAWTE, geboortedatum, BSN-nummer, kopie ID, inschrijving bij KvK
* overeenkomst: benoeming voor telkens drie jaar door ALV
* salariëring: nihil (vrijwilliger zonder vergoeding)
* verwerking: secretaris
* bewaartermijn: onmiddellijk na aftreden
 Foto’s op de website
Persoonsgegevens Naam + foto;
Overeenkomst Aanvullende lidmaatschapsovereenkomst;
Verwerkingen Ledenfoto’s op website;
Verwerking door wie Administratie, afdeling communicatie;
Bewaartermijn Uitgangspunt: behoudens toestemming worden foto’s verwijderd.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
Groepsfoto’s van leden, individuele leden en zeilboten.
 Direct marketing (alleen bellen of papier)
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Geen overeenkomst nodig;
Verwerkingen Toesturen van (of bellen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
Verwerking door
wie
Afdeling communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar
diensten/producten
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
n.v.t.
 Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor een
nieuwsbrief;
Verwerkingen Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de vereniging en/of
producten/diensten;
Verwerking door
wie
Afdeling marketing/communicatie;
Bewaartermijn Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar
diensten/producten.
Beschrijf hieronder kort uw situatie:
n.v.t.

Tijdens activiteiten van de vereniging kunnen foto’s en video opnames gemaakt worden. Deze kunnen op de sociale media (Instagram en Facebook) en op de website geplaatst worden. Als men hier bezwaar tegen maakt maak dit dan kenbaar bij het bestuur.

Gewone persoonsgegevens

 Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
 Titels
 Adres
 Postcode
 Provincie
 Land
 Woonplaats
 Telefoonnummer
 Faxnummer
 E-mailadres
 Website
 Geslacht
 Geboortedatum
 Geboorteplaats
 Overlijdensdatum
 VOG
 LinkedIn
 Facebook
 Twitter
 Vrijwilligerstaken
 Bankrekeningnummer
 Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord)
 Salarisgegevens
 Tak van sport
 Lidmaatschapsnummer
 Wedstrijdnummer/startnummer
 Opleiding/beroep
 Sportspecifieke diploma’s, trainers, kantinemedewerkers

2.3 Checklist persoonsgegevens die binnen jouw vereniging opgeslagen worden.

Geef hieronder aan welke persoonsgegevens binnen de organisatie gebruikt worden.

Bijzondere persoonsgegevens

 Etnische afkomst
 Politieke opvattingen of voorkeur
 Religieuze opvatting of overtuiging
 Lidmaatschap van een vakbond
 Genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie
 Gegevens over gezondheid
 Gegevens over seksuele geaardheid
 Strafrechtelijke gegevens of veroordelingen of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen
 Paspoort kopie, waarop pasfoto zichtbaar is (zonder voorlegger gekopieerd)
 BSN-nummer
 Handicap classificatie code

Gewone persoonsgegevens

 Naam/ voorletters/ tussenvoegsel
 Titels
 Adres
 Postcode
 Provincie
 Land
 Woonplaats
 Telefoonnummer
 Faxnummer
 E-mailadres
 Website
 Geslacht
 Geboortedatum
 Geboorteplaats
 Overlijdensdatum
 VOG
 LinkedIn
 Facebook
 Twitter
 Vrijwilligerstaken
 Bankrekeningnummer
 Inloggegevens (gebruikersnaam/wachtwoord)
 Salarisgegevens
 Tak van sport
 Lidmaatschapsnummer
 Wedstrijdnummer/startnummer
 Opleiding/beroep
 Sportspecifieke diploma’s, trainers, kantinemedewerkers

AVG verklaring

Hierbij verklaart de Stichting AVG voor Verenigingen dat WV Flacquee het AVG-programma geheel of gedeeltelijk heeft doorlopen. WV Flacquee verklaart hiermee dat de inspanningen zijn verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Indien niet alle programmaonderdelen zijn afgewerkt en de verklaring toch wordt aangevraagd, dan is geen volledige invulling gegeven aan de eisen van de wetgever. De Stichting AVG voor Verenigingen adviseert de openstaande punten alsnog zo snel mogelijk af te werken en in elk geval in het programma een aantekening te maken wanneer dit zal gebeuren. In de hierna volgende verklaring staan alle onderdelen/stappen die WV Flacquee heeft doorlopen om te voldoen aan de AVG-wetgeving. Per onderdeel is duidelijk aangegeven welke gegevens en onderdelen van de wet van toepassing zijn en hoe daar aan voldaan is. Waar nodig is additionele informatie verstrekt ter verduidelijking van de situatie.

WV Flacquee begrijpt dat AVG-wetgeving continu van toepassing is en dat wij regelmatig de gegevens moeten controleren en updaten.

Met het volledig doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft WV Flacquee kennis over de materie ontvangen die door de AVG wordt geraakt, en verklaart zelf naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door WV Flacquee zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring.

Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 30-9-2019, door Stichting AVG voor Verenigingen gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.

Bijzondere persoonsgegevens

 Etnische afkomst
 Politieke opvattingen of voorkeur
 Religieuze opvatting of overtuiging
 Lidmaatschap van een vakbond
 Genetische of biometrische gegevens met het oog op unieke identificatie
 Gegevens over gezondheid
 Gegevens over seksuele geaardheid
 Strafrechtelijke gegevens of veroordelingen of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen
 Paspoort kopie, waarop pasfoto zichtbaar is (zonder voorlegger gekopieerd)
 BSN-nummer
 Handicap classificatie code